Retos para la digitalización del Procedimiento para obtención de Licencias de Edificación en tiempos del COVID-19

La crisis sanitaria que vive actualmente nuestro país obliga a las entidades públicas a tomar medidas que permitan que los procedimientos administrativos se puedan seguir gestionando sin la necesidad de generar aglomeraciones de público en sus locales. Ello, con el objetivo de no poner en riesgo la seguridad y salud de los usuarios y trabajadores municipales; pero también con la finalidad de ir retomando las actividades como las del sector construcción que tienen un efecto dinamizador en la economía.

La Ley N° 29090 Ley de Regulación de Habilitación Urbana y Edificación, es la norma especial que regula los procedimientos administrativos de habilitaciones urbanas y edificaciones.  Dicha norma establece requisitos y formas estrictas que conducen hoy al administrado a la presentación física del expediente y al seguimiento presencial de los intervinientes (Municipalidad, administrado y Comisión Técnica).  Uno de los procedmientos importantes que se tramitan ante la gp y ue dinamizarian es el proc de aprobación de licencias y autorizaciones de obras. Estas se gestion

Ante la actual coyuntura, resulta imprescindible el uso de la tecnología digital, que permitirá continuar con los procedimientos para obtener las autorizaciones que se requieren con a fin de viabilizar proyectos de inversión para la reactivación de la economía del país, y sobretodo evitando el riesgo de contagio entre los participantes. (lógica)

 

A continuación analizaremos la posibilidad de virtualizar o digitalizar el procedimiento de obtención de Licencias de Edificación regulado en la Ley N° 29090, Ley de Regulación de Habilitaciones Urbanas y Edificaciones.

 

 

1. ¿Que establece la base legal existente?

 

El ordenamiento juríco ya prevee

Sobre virtualización de los procedimientos administrativos, actualmente el Estado peruano cuenta con  los siguientes lineamientos y normas de obligatorio cumplimiento a nivel nacional:

 

1. Mediante la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, se declaró al Estado peruano en proceso de modernización. Este proceso se entiende como aquel que tiene como finalidad  obtener mayores niveles de eficiencia del aparato estatal de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos.En este marco, uno de los ejes transversales de la Política de Modernización del Estado que deben seguir los gobiernos locales es el Gobierno Electrónico. En concordancia con este eje, las municipalidades del Perú deben mejorar la prestación de muchos servicios públicos mediante el uso de las tecnologías de la información y la comunicación.

 

1. Mediante la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017, Ley de Gobierno Digital (Decreto Legislativo 1412). Respecto a los últimos esfuerzos del presente año vale recalcar la creación del Sistema Nacional de Transformación Digital (SNTD) para promover el buen uso de herramientas digitales; y el Marco de Confianza Digital que dispone de lineamientos para aumentar la seguridad del usuario ante el manejo de herramientas digitales.

iii. Mediante Decreto Supremo Nº 083-2011-PCM, el Estado ha creado la Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE, que es la infraestructura tecnológica que permite la implementación de servicios públicos por medios electrónicos y el intercambio electrónico de datos, entre entidades del Estado a través de internet, telefonía móvil y otros medios tecnológicos disponibles, la misma que es administrada por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática – ONGEI.

1. Mediante el Decreto Legislativo Nº 604, se creó el Sistema Nacional de Informática, el mismo que es “La instrumentalización jurídica y de mecanismos técnicos para el ordenamiento de los recursos de cómputo y de la actividad informática del Estado, así como toda la documentación asociada; la operación y explotación de los bancos de datos y archivos magnéticos de información al servicio de la gestión pública”.
2. Mediante Decreto Supremo Nº 051-2018-PCM, se creó el portal de software público peruano como plataforma oficial que facilita el acceso a software público peruano, que las entidades de la administración pública están en condición de compartir. En esta disposición se otorga desde el 16 de mayo de 2018 hasta dos años después para que los gobiernos locales deben publicar el software público que contenga: i) sistema de trámite documentario; ii) sistema de gestión documental; iii) sistema integrado de gestión administrativa; y iv) sistema de notificaciones electrónicas.
3. Mediante nuestra legislación de derecho administrativo ha habido importantes avances para hacer posible la incorporación de la regulación del procedimiento administrativo electrónico y el expediente electrónico en la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, como alternativas al uso de medios físicos tradicionales son claros ejemplos.

 

vii. Mediante el  marco jurídico correspondiente a las Firmas y Certificados Digitales. (citar)

 

1. En esta línea, muchas entidades ya han adoptado medidas para acercar sus servicios al ciudadano incluso antes de la crisis sanitaria. En los útlimos días destaca la aprobación de la habilitación del uso de la “Mesa de Partes Virtual (MPV) de la Superintendencia de Bienes Nacionales (Resolución 0024-2020/SBN del 25/04/2020).
2. En el caso de las Municipalidades cabe mencionar a la Municipalidad de San Isidro cuenta con una plataforma de servicios en línea por la que los vecinos pueden tramitar algunos procedimientos. La regulación de la forma y condiciones de este servicio se aprobó mediante Ordenanza Nº 444-MSI del 23 de noviembre de 2016. Posteriormente, mediante Decreto de Alcaldia Nº 010-2017-ALC-MSI se aprobó el Reglamento de la Plataforma de Servicios en Línea de la Municipalidad.  Según estas normas, a través de esta plataforma los usuarios pueden realizar trámites de procedimientos administrativos, pago de tasas, notificaciones, asi como cualquier otro servicio al ciudadano que la Municipalidad considere necesario e incorpore mediante Decreto de Alcaldía.

 

 

2. ¿Pueden las Municipalidades a la luz de la Ley 29090, tramitar el procedimiento para la aprobación de licencias como expediente electrónico? ¿Que se necesita para que la virtualización sea posible?

Dentro del procedimiento regulado por la Ley 29090, uno de los requisitos es la presetaciòn del formulario ( FUE ) en original así como de los planos y memorias descriptivas con firma de los especialistas y administrado.  En las condiciones de los sistemas tecnológicos actuales de las Municipalidades el ingreso virtual de dichos documentos requiere de la validación implementarse un software al sistema de la Municipalidad, de modo tal que se acepten las firmas digitales. de las firmas digitales del titular del bien y de los ingenieros

Como dijimos antes, la Ley 27444 ya ha incorporado conceptos como procedimiento electrónico, expediente electrónico y notificación a dirección electrónica, ello, facilitará la migración del procedimiento físico al procedimiento electrónico, pero además deben realizarse ajustes al sistema informático de las Municipalidades a fin de que puedan contar con las tecnologías digitales necesarias para la virtualización.

Los procedimientos para obtención de licencias podrían deberian  iniciarse en forma digital, ingresando los requisitos por una mesa de partes virtual, formando un expediente electrónico.  Luego este expediente sería revisado por la Municipalidad y por la Comisión Técnica de Edificaciones en forma virtual hasta la obtención de la licencia.

Sin embargo, para que esto sea posible las Municipalidades deberán tomar la decision  de implementar una plataforma virtual e instalar equipos tecnológicos que permitan a las Comisiones llevar a cabo las revisiones por videoconferencias.  Además se requiere un pronunciamiento del Ministerio de Vivienda, en su condición de ente rector,  que aclare y valide la incorporación de estas tecnologías y medios electrónicos al procedimiento de aprobación de licencias.  no es necesario

A continuación detallamos el procedimiento para aprobación de licencias según la normativa vigente, y los posibles cambios que pueden irse introduciendo en forma progresiva  en las Municipalidades:

 

• Procedimiento vigente en la actualidad.-

 

El procedimiento de aprobación de Licencia de Edificación vigente se rige por la Ley 29090 y el Reglamento de Licencias de Habilitación Urbana y Edificación, aprobado por D.S.029-2019-VIVIENDA.  Según estas normas el procedimiento es como sigue:

 

•      Inicio del procedimiento •      Se inicia presentando los requisitos en forma física por la unidad de recepción documental de la Municipalidad. •      Los requisitos se presentan en copia, salvo el FUE, planos y memoria que deben presentarse en original con sello y firma del administrado y de los profesionales (3 juegos originales: un juego original al inicio, los otros dos juegos originales, tras la aprobación, además de archivo digital).  También deben presentarse en original los estudios de mecánica de suelos y de impacto vial, de corresponder. •      El funcionario asigna un número, sella y firma el FUE y se folia todos los documentos, originales y copias. •      Si faltara algún requisito, el funcionario anotará la observación en la solicitud y la firmará.  Se concede 2 días hábiles para subsanar.

•      Precalificación del expediente: •      La Municipalidad tiene 5 días para revisar el expediente (habilitación de los profesionales, la partida registral del predio, zonificación y vías, y parámetros urbanísticos del predio), realizar las inspecciones y para convocar a la Comisión Técnica. •      El funcionario encargado puede formular observaciones, y de ser así concede 15 días hábiles para subsanar.  Luego puede conceder 15 días hábiles adicionales en caso quedara algún requisito pendiente. •      El funcionario emite un Informe de la revisión.

3. Revisión por la Comisión Técnica: 20 días hábiles para todas las especialidades. •      La comisión se reúne en forma presencial en la Municipalidad y revisa el expediente por especialidades.  Si existen observaciones a alguna de las especialidades se concede 15 días hábiles para subsanar por cada especialidad(máximo 6 revisiones en el procedimiento).  La Municipalidad tiene 5 días para notificar los Dictámenes de la Comisión.  La notificación puede realizarse a través de una dirección electrónica.

4.   Emisión de la Licencia Aprobadas todas las especialidades se emite la Licencia de Edificación     dentro de 3 días hábiles siguientes a la aprobación del último dictamen conforme.

 

 

• Virtualización del procedimiento.-

 

Tomando en cuenta que las Municipalidades deberán ajustar sus procedimientos y adaptar sus sistemas digitales implementando las herramientas electrónicas necesarias, consideramos que la virtualización del procedimiento de aprobación de licencias será un proceso que se irá desarrollando paulatinamente según las posibilidades de cada Municipalidad.

En cada caso, dicho proceso podría llevarse a cabo por etapas, como explicamos a continuación:

 

II.1.  Ingreso del expediente en forma presencial (documentos físicos),  seguimiento del procedimiento en modo virtual, y obtención de la Licencia en forma física.-

 

El expediente se ingresa en forma física por mesa de partes y además se presenta un archivo digital.  La Municipalidad y la Comisión Técnica revisan el expediente en forma virtual y se notifica el Dictamen al correo electrónico del administrado.  El levantamiento de observaciones se ingresa físicamente a la Municipalidad.

Consideramos que esta modalidad ya podría aplicarse según las normas vigentes, aunque no se cuente con el pronunciamiento del Ministerio de Vivienda o se emita alguna norma que modifique la Ley 29090 y/o el Reglamento.

 

1.   Inicio del procedimiento •      Se inicia presentando los requisitos en forma física por la unidad de recepción documental de la Municipalidad, además de un archivo digital (CD). •      Los requisitos se presentan en copia, salvo el FUE, planos y memoria que deben presentarse en original con sello y firma del administrado y de los profesionales (3 juegos originales: un juego original al inicio, los otros dos juegos originales, tras la aprobación, además de archivo digital).  También deben presentarse en original los estudios de mecánica de suelos y de impacto vial, de corresponder. •      El funcionario asigna un número, sella y firma el FUE y se folia todos los documentos, originales y copias. •      Si faltara algún requisito, el funcionario anotará la observación en la solicitud y la firmará.  Se concede 2 días hábiles para subsanar.  El levantamiento de dicha observación deberá presentarse en forma física.

2.   Precalificación del expediente: •      La Municipalidad tiene 5 días para revisar el expediente (habilitación de los profesionales, la partida registral del predio, zonificación y vías, y parámetros urbanísticos del predio), realizar las inspecciones y para convocar a la Comisión Técnica a una sesión virtual. •      El funcionario encargado puede formular observaciones y de ser el caso, concede 15 días hábiles para subsanar.  Luego puede conceder 15 días hábiles adicionales en caso quedara algún requisito pendiente.  El funcionario emite un Informe de la revisión.  Si hubiera que presentar un levantamiento de observaciones, éste deberá ingresarse en forma física además de un archivo digital (CD). •      El informe del precalificador será enviado a los miembros de la Comisión, junto con todos los demás documentos que forman parte del expediente vía correo electrónico.

3. Revisión por la Comisión Técnica: 20 días hábiles para todas las especialidades. •      La comisión se reunirá en forma virtual a través de videoconferencia por cada especialidad.  Si existen observaciones a alguna de las especialidades se concederá 15 días hábiles al administrado para subsanar por cada especialidad (máximo 6 revisiones en el procedimiento).  La Municipalidad notificará los Dictámenes de la Comisión al correo electrónico del administrado.   El levantamiento de observaciones se presentará en forma física además de archivo digital. •      La Comisión atenderá a los proyectistas y/o administrados con cita en forma virtual.

4.   Emisión de la Licencia Aprobadas todas las especialidades se emite la Licencia de Edificación (física) dentro de 3 días hábiles siguientes a la aprobación del último dictamen conforme.

 

II.2.  Ingreso del expediente en forma virtual (escaneados), seguimiento del procedimiento en modo virtual y obtención de la Licencia en forma física.-

 

El ingreso del expediente se hará en forma virtual, escaneando toda la documentación (mientras no se cuente con firmas digitales).  De la misma forma se ingresarán los levantamientos de observaciones con nuevos planos.  Luego de la aprobación del expediente en todas sus especialidades, recién se presentarían planos, memorias y FUE en forma física.  Finalmente la licencia  y planos serían entregados en forma física al administrado. por que

 

1.   Inicio del procedimiento •      Se inicia presentando el expediente por la unidad de recepción virtual de la Municipalidad, todos los requisitos escaneados en forma digital. •      La Plataforma en Línea generará un número de expediente y enviará de inmediato un correo al administrado indicando la recepción del expediente y los datos del ingreso (número de expediente, numero de folios, unidad a la que será remitido) y si hubiera alguna observación a la presentación. Se concederá 2 días hábiles para subsanar. •      La subsanación de la observación se presentará en forma virtual.

2.   Precalificación del expediente: •      La Municipalidad tiene 5 días para revisar el expediente (habilitación de los profesionales, la partida registral del predio, zonificación y vías, y parámetros urbanísticos del predio), realizar las inspecciones y para convocar a la Comisión Técnica a una sesión virtual. •      El funcionario encargado puede formular observaciones y de ser el caso, concede 15 días hábiles para subsanar.  Luego puede conceder 15 días hábiles adicionales en caso quedara algún requisito pendiente.  El funcionario emite un Informe de la revisión.  Si hubiera que presentar un levantamiento de observaciones, éste deberá presentarse en forma digital. •      El informe del precalificador será enviado a los miembros de la Comisión, junto con todos los demás documentos que forman parte del expediente vía correo electrónico.

3. Revisión por la Comisión Técnica: 20 días hábiles para todas las especialidades. •      La comisión se reunirá en forma virtual a través de videoconferencia por cada especialidad.  Si existen observaciones a alguna de las especialidades se concederá 15 días hábiles al administrado para subsanar por cada especialidad (máximo 6 revisiones en el procedimiento).  La Municipalidad notificará los Dictámenes de la Comisión al correo electrónico del administrado.   El levantamiento de observaciones se presentará en forma virtual. •      La Comisión atenderá a los proyectistas y/o administrados con cita en forma virtual. •      Con todas las especialidades aprobadas, recién el administrado presentará los planos finales, FUE y memorias en físico, para sello y firma de la Comisión y la Municipalidad.

4.   Emisión de la Licencia Aprobadas todas las especialidades se emite la Licencia de Edificación (física) dentro de 3 días hábiles siguientes a la aprobación del último dictamen conforme.

 

 

II.3.  Ingreso del expediente, seguimiento del procedimiento y obtención de la Licencia en modo virtual.-

 

1.   Inicio del procedimiento •      Se inicia presentando el expediente por la unidad de recepción virtual de la Municipalidad todos los requisitos en forma digital con firma digital del administrado y de los profesionales en el FUE, planos, memorias descriptivas y estudios que correspondan (Estudio de mecánica de suelos, EIV). •      La Plataforma en Línea generará un número de expediente y enviará de inmediato un correo al administrado indicando la recepción del expediente y los datos del ingreso (número de expediente, numero de folios, unidad a la que será remitido) y si hubiera alguna observación a la presentación. Se concederá 2 días hábiles para subsanar. •      La subsanación de la observación se presentará en forma virtual.

2.   Precalificación del expediente: •      La Municipalidad tiene 5 días para revisar el expediente (habilitación de los profesionales, la partida registral del predio, zonificación y vías, y parámetros urbanísticos del predio), realizar las inspecciones y para convocar a la Comisión Técnica a una sesión virtual. •      El funcionario puede observar y la notificación sería enviada a la dirección electrónica del administrado concediéndole 15 días hábiles para subsanar.  Luego puede conceder 15 días hábiles adicionales en caso quedara algún requisito pendiente. •      La subsanación de las observaciones se presentarán en forma virtual a la unidad de recepción virtual de la Municipalidad. •      El informe del precalificador será enviado a los miembros de la Comisión junto con todos los demás documentos que forman parte del expediente vía correo electrónico.

3. Revisión por la Comisión Técnica: 20 días hábiles para todas las especialidades. •      La comisión se reunirá en forma virtual a través de una videoconferencia por cada especialidad.  Si existen observaciones a alguna de las especialidades se concederá 15 días hábiles al administrado para subsanar por cada especialidad (máximo 6 revisiones en el procedimiento).  La Municipalidad notificará los Dictámenes de la Comisión al correo electrónico del administrado con firmas digitales de los miembros de la Comisión.   El levantamiento de observaciones se presentará en forma virtual con firmas digitales en el FUE, planos y memorias descriptivas. •      La Comisión atenderá a los proyectistas y/o administrados con cita en forma virtual.

4.  Aprobadas todas las especialidades se emite la Licencia de Edificación con firma digital del funcionario competente, dentro de 3 días hábiles siguientes a la aprobación del último dictamen conforme, la misma que será notificada a la dirección electrónica del administrado junto con la documentación técnica con firmas digitales.