Hoy se publicó en el diario El Peruano la resolución N° 045-2020-SUNARP/SN que dispone que a partir del 25 de mayo de este año el acto constitutivo de las SA, SAC, SRL y EIRL debe ser tramitado ante SUNARP con firma digital del notario y exclusivamente a través de su sistema de intermediación digital SID-SUNARP.
La norma será de aplicación exclusivamente para la constitución de empresas que se inscriban en Lima y Callao y cuyos partes sean emitidos por notarios. No será de aplicación para los instrumentos suscritos por cónsules en ejercicio de función notarial en el exterior ni para instrumentos otorgados fuera del país conforme a legislación extranjera. No aplicará tampoco para los instrumentos emitidos por notarios que ya no ejerzan su función que sean expedidos por el Archivo General de la Nación o los archivos departamentales.
Lo que significa esta disposición es que los actos de constitución de las formas societarias mencionadas ya no serán enviados a los Registros Públicos en físico ni presentados presencialmente. A partir de la fecha indicada, los partes que emita el notario para la inscripción de la empresa serán digitales, con firma digital, y solamente pueden ser presentados virtualmente a través del sistema SID-SUNARP.
El trámite no es nuevo, este sistema fue creado en el año 2007 e implementado para la inscripción de actos de constitución de PYMES como el primer servicio de ésta índole, y se ha venido utilizando en algunos casos. El cambio real es que establece el uso obligatorio de SID-SUNAT para el trámite de inscripción de nuevas empresas; es un gran avance que merece ser destacado. Ya no será necesario que un representante de la notaria se acerque físicamente a las oficinas de SUNARP con los partes otorgados por el notario para iniciar el trámite de inscripción; tampoco será necesario acercarse a recoger el título observado y volver a presentarlo subsanado en físico y presencialmente; como tampoco será necesario acercarse a recoger el título inscrito. Ese esfuerzo y tiempo serán muy pronto cosa del pasado.
La otra novedad que trae esta norma está referida a la inscripción de la empresa constituida en el Registro Unico de Contribuyentes – RUC. Se ha dispuesto que con la inscripción de las empresas nuevas constituidas, SUNAT automáticamente las inscribirá en el RUC, asignándoles el número que les corresponda. A su vez, el notario será el encargado de entregar al representante de la empresa inscrita el formato de solicitud de acceso en línea a SUNAT, la clave SOL y el código de usuario, de manera que pueda realizar los trámites en línea que ofrece esta entidad. Lo que esto significa esta novedad es que ya no será necesario que el representante se acerque a SUNAT con los papeles de la empresa para inscribirla presencialmente y luego de la misma manera solicitar el acceso online. Todos los que hemos realizado tales trámites sabemos las colas que se deben hacer para realizarlos y el tiempo que debemos invertir, sin contar el tiempo que dedica el personal de SUNAT para atendernos.
Esta simplificación de trámites no sólo representa mayor eficiencia y menor tiempo para los usuarios del sistema; significa aliviar la carga de trabajo y reducir el número de personas que se deben atender diariamente en SUNARP y SUNAT, probablemente dos de las instituciones públicas que las empresas más deben utilizar. Es la misma lógica de la facultad otorgada a los notarios para intervenir en de asuntos no contenciosos.
Ya desde hace mucho tiempo existe la necesidad de que la administración pública dé un vuelco hacia el mundo actual, el digital, el virtual, el globalizado; y desde hace mucho los usuarios lo hemos reclamado porque el desfase entre la rapidez, la inmediatez de las relaciones profesionales o comerciales y la lentitud, la obsolescencia del aparato estatal era demasiado. De qué nos sirve trabajar rápido, intercambiar información en forma inmediata, poder trasladar cantidades inmensas de información en segundos o físicamente por medios digitales, si todo se ve obligado a bajar a un ritmo lento e innecesario cuando llega el momento de requerir la intervención de la autoridad, de la administración pública.
Ha sido esta pandemia que nos llevó a una emergencia sanitaria que nos confinó obligatoriamente y tuvimos que dejar de hacer nuestro trabajo la que tristemente ha puesto en evidencia la precariedad de nuestro sistema. El Gobierno nos envió a realizar trabajo remoto; pero un trabajo que acababa en el sistema financiero que era el único que siguió trabajando más allá de los servicios básicos. No hay notarios, no hay Registros Públicos, no hay gobiernos locales, no hay ministerios, no hay Poder Judicial ni Ministerio Público para efectos de nuestro trabajo; hay algunos para casos de emergencia y nada más.
El ciudadano viene sintiendo que no hay coherencia en la actuación del estado, hay confusión, cambios constantes, hasta contradicción.
Sólo por citar un ejemplo haremos referencia a una Resolución Administrativa del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial de hace un par de días; dicha norma establece en el primer artículo lo siguiente:
“Habilitar a los jueces de paz para que en el período del Estado de Emergencia Nacional, continúen con la función notarial en el ámbito de su competencia territorial, conforme a ley y en los casos urgentes que se presenten.”
Esto que puede parecer que los jueces de paz asumirán las labores de los notarios, en vista de que los últimos no pueden ejercer su oficio notarial por el momento, cuando en realidad se refiere a las facultades que tienen los Jueces de Paz en virtud de la ley Nº 29824, Ley de Justicia de Paz, resulta confuso ya que el mismo día otra Resolución Administrativa del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, esta vez de presidencia, establece:
“Prorrogar la suspensión de las labores del Poder Judicial y los plazos procesales y administrativos, por el término de 14 días calendario, a partir del 27 de abril hasta el 10 de mayo de 2020; en concordancia con el Decreto Supremo N° 075-2020-PCM. Así como las medidas administrativas establecidas mediante Resolución Administrativa N° 115-2020-CE-PJ; y en los Acuerdos Nros. 480 y 481-2020, del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial.”
La lógica nos dice que lo que debe suceder es que se prorroga la suspensión de labores, pero que la excepción serán los jueces de paz en cuanto a su función notarial se refiere, pero si estas normas se dieran en forma coordinada no sólo se evitarían confusiones, sino que se estaría brindando a la población una sentido de seguridad, de confianza que realmente es necesaria en la actual coyuntura.
Si bien es cierto que la disposición de hoy nos da una sensación de avance, de que empezó el cambio; también nos hace ver que sí se puede hacer y que si no se ha hecho es simplemente porque no había una decisión de hacerlo. El decreto legislativo del Notariado es del 2017, la ley de firmas y certificados digitales es del año 2000 y podríamos seguir listando las normas que debían llevarnos al cambio y que simplemente no se usan o se usan muy poco y por pocas entidades. La interoperabilidad del Estado también se legisló en el 2017, en un decreto legislativo para la simplificación administrativa con muchas otras disposiciones para modernizar la administración pública; cuántas de estas disposiciones han sido puestas en práctica y funcionan regularmente, sería interesante saberlo pero lamentablemente la única forma de comprobarlo es mediante los trámites que realizamos a diario y que ciertamente no nos dejan la impresión de que sí se modernizó, que sí se simplificó.
Desde que se dictaron las medidas de emergencia hemos oído a todos los gremios solicitando desesperadamente que el Estado permita que se trabaje de manera remota, porque trabajo remoto que no llega al otro extremo no se puede concluir. Saquemos lo mejor de esta terrible emergencia, identifiquemos las dificultades y encontremos soluciones; necesitamos un Estado ágil y moderno que encaje en el mundo actual. La resolución de SUNARP publicada hoy es una gran cosa, ayudará no sólo a agilizar ese trámite, sino que liberará cierta carga del resto de trámites; SUNAT estará aliviando a los administrados de largas colas y horas de espera con esta disposición y además permitirá que quienes vayan por otro trámite se vean beneficiados con mayor rapidez en la atención.
Necesitamos utilizar las disposiciones que tenemos que aún no se ponen en práctica y necesitamos crear aquéllas que nos faltan. En esta labor podemos contribuir todos cuando se tome la decisión política de hacerlo.