Desde el 16 de marzo del presente año, los oficios notariales permanecen cerrados ante la Declaratoria de Emergencia Nacional puesto que el Decreto Supremo Nº 044-2020-PCM no considera a los servicios notariales como actividad esencial y la Ley del Notariado en alguna medida establece, pero no de forma clara, que dichos servicios puedan ser brindados con firma digital.
La Ley del Notariado, en su artículo 24º señala que los instrumentos públicos notariales producen fe de aquellos que autoriza el notario utilizando tecnología de firmas y certificados digitales. Sin embargo, esta ley no es clara respecto de qué medios tecnológicos y cómo se pueden utilizar. Por lo que, es indispensable realizar una modificación a la Ley del Notariado, con el fin de establecer de forma inequívoca el uso de los medios tecnológicos y/o virtuales y se regule la respectiva seguridad jurídica. De esta forma, la realización de los servicios notariales con firmas digitales podrán tener plena validez, certeza y efectos jurídicos en cuanto quede acreditada y manifiesta la voluntad de los intervinientes.
Ante el Covid-19 y la Declaratoria de Estado de Emergencia Nacional, hay muchas personas que tienen voluntad y necesidad de otorgar un testamento, así como otros actos jurídicos sumamente importantes, ante el riesgo de vida que el virus representa, lo cual no se pueden otorgar porque los oficios notariales permanecen cerrados y la ley actual no permite que se puedan efectuar con firma digital; ni se permite que los notarios puedan constituirse en el lugar que se le requiera para formalizar los actos jurídicos por Escritura Pública y su respectiva oponibilidad.
De igual manera, el gobierno ha establecido un bono universal para las familias vulnerables, el cual en algunos casos beneficia a personas con discapacidad y/o adultos mayores que no pueden salir de sus hogares por su discapacidad o por ser considerados población de riesgo.
Entonces, surge la siguiente pregunta: ¿Cómo van a recibir estas personas el bono universal si no pueden otorgar un poder a un tercero?. Si contáramos con la norma que establezca que se puede realizar el otorgamiento de poder con firma digital, no existiría ningún inconveniente.
Otro ejemplo claro es el cobro de pensiones, el jubilado no debe salir de su hogar por ser población de riesgo o porque se encuentra enfermo y requiere su pensión para sus gastos. Nuevamente surge la interrogante, ¿Cómo puede obtener su pensión si no cuenta con un poder otorgado a un tercero? De acuerdo al impedimento que existe para que los notarios abran sus oficios notariales, ¿El jubilado se quedará sin percibir su pensión?
Ante esta situación de emergencia, hay personas que se encuentran imposibilitadas de aperturar cuentas bancarias para poder proceder con el cobro de S/ 2,000.00 soles del fondo de pensiones, porque requiere que dicho trámite lo realice un tercero, y las entidadas bancarias solicitan un poder elevado a Escritura Pública y que se encuentre inscrito en SUNARP, siendo esto imposible porque los notarios no se encuentran realizando ningún trámite de forma remota ni digital. El 10 de abril de 2020 SUNARP emitió el Informe S/N-2020-SUNARP/DTR, mediante el cual precisa que solo es necesario una carta poder con firma legalizada, pero para que ello ocurra es indispensable que los notarios se encuentren facultados para que puedan realizar dicho trámite con la firma digital.
La emergencia por la que está pasando el país trae consigo una serie de situaciones de emergencia, valga la redundancia. Actualmente podríamos necesitar un garantía hipotecaria o una garantía mobiliaria; pero sin la Escritura Pública correspondiente dichos actos no se pueden realizar, porque nuevamente reiteramos, los oficios notariales se encuentran cerrados y la norma actual no permite realizar dichos actos de forma virtual y con firma digital.
La tecnología actual nos permite adaptar mediante diversos medios digitales muchos trámites notariales como por ejemplo: compra y/o venta de bienes muebles y/o inmuebles, otorgamiento de poder, constitución y levantamiento de hipoteca, cartas poder legalizadas, sucesiones intestadas, libramiento de cheques en custodia, entre otros igualmente importantes; puedan sean realizados de forma digital, quedando acreditada la manifestación de voluntad mediante la firma digitalizada, la cual contará con la debida certificación.
Los trámites antes mencionados, son actos jurídicos importantes que no deben quedar suspendidos por la coyuntura actual, por lo que es indispensable y urgente que sus respectivos instrumentos protocolares sean virtualizados.
El 26 de abril de 2020 el Poder Judicial, mediante Resolución Administrativa Nº 000127-2020-CE-PJ, resuelve habilitar a los jueces de paz para que en el período del Estado de Emergencia Nacional, continúen con la función notarial en el ámbito de su competencia territorial, conforme a ley y en los casos urgentes que se presenten dado que los oficios notariales permanecen cerrados. No obstante, de conformidad con la Resolución Administrativa N° 000061-2020-P-CE-PJ, se prorroga la suspensión de labores del Poder Judicial y plazos procesales y administrativos hasta el 10 de mayo de 2020. Se entiende que eso solo podrá ocurrir a partir de esa fecha.
Por otro lado, el 27 de abril del presente año, la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, mediante Resolución N° 045-2020-SUNARP-SN, dispone que a partir del 25 de mayo de presente año el acto constitutivo de las Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Cerradas, Sociedades de Responsabilidad Limitada y Empresa Individual de Responsabilidad Limitada debe ser tramitado ante SUNARP con el parte notarial con la firma digital del notario y se tramiten exclusivamente a través del Sistema de Intermediación Digital (SID-SUNARP). Asimismo, la inscripción al Registro Único de Contribuyentes – RUC será de forma automática con la inscripción de las empresas nuevas constituidas y el notario se encargará de entregar al representante de la empresa los documentos correspondientes.
Como sabemos, mediante Decreto Legislativo Nº 1332, vigente desde el 2017, se facilita la constitución de empresas a través de los Centros de Desarrollo Empresarial (CDI) autorizados y certificados por el Ministerio de la Producción, los cuales operan vía plataformas físicas y digitales. El usuario presenta la documentación requerida y el Notario extiende una Escritura Pública Unilateral en la cual ya no es indispensable la firma física de los otorgantes sino solamente la firma digital del Notario.
El día 27 de abril de 2020, la Junta de Decanos del Colegio de Notarios de Lima ha emitido un comunicado a la opinión pública mediante el cual invocan nuestra atención para lograr digitalizar los servicios notariales, dado que cuentan con las herramientas para hacerlo posible. Asimismo, solicitan que para la etapa de reactivación a iniciarse el 04 de mayo del presente año, sea incluido el servicio notarial.
Por lo antes expuesto, estimamos que está plenamente justificado que las autoridades analicen bien esta situación y dicten las medidas correctivas que consideren pertinentes a fin de que se puedan realizar una serie de actos jurídicos a través del servicio notarial digital que en la fecha es imposible realizarlos. Actualmente se cuenta con los medios tecnológicos, como el código QR, videoconferencias, reconocimiento facial, SID, entre otros; para realizar diversos trámites notariales de manera virtual y con firma digital, solo se encuentra pendiente que se dicten las medidas necesarias para que se lleven a cabo dichos servicios notariales haciendo uso de estos medios tecnológicos digitales.